Les 6 étapes pour implémenter un outil numérique efficace

Depuis que je suis consultante, je m’aperçois que les entreprises ont une relation surprenante avec le numérique.

Au sein des sociétés, les dirigeants achètent plus facilement des outils numériques pour simplifier la vie et la rentabilité de leur entreprise. Généralement ils sont payés mensuellement et les dirigeants ne se rendent pas compte du coût de tous ces logiciels à long terme. Cependant, le plus souvent :

• Ils achètent plusieurs logiciels pour réaliser la même fonction,
• Ils achètent une nouvelle application sans résilier l’ancienne,
• Ils ne demandent pas les besoins des salariés qui utilisent le logiciel,
• Ils ne forment pas leurs salariés sur les applications et ces derniers perdent beaucoup de temps d’appropriation à chaque changement,
• Les logiciels ne sont pas dimensionnés pour l’utilisation de l’entreprise,
• Ils achètent les logiciels en pensant utilisateur sans penser au temps de traitement pour l’administratif.

 

Tout cela mis bout à bout, le gain de productivité qu’ils croyaient engendrer est très loin de la réalité.

En effet, la rentabilité n’est pas que le coût sur la facture, c’est  également la somme de tous les évènements autour qui permettent d’utiliser les outils numériques.

 

Au fait, pour vous la rentabilité c’est quoi ?

 

D’après Larousse, la rentabilité est la

 

« faculté d’un capital placé ou investi de dégager un résultat ou un gain exprimé en monnaie ».

 

Vous comprendrez avec mon dernier article que mon opinion de la rentabilité n’est pas complètement celle-ci. En effet, intégrer les bénéfices environnementaux et sociaux est primordial pour moi.

Or, certains dirigeants, dans leur façon de fonctionner, sont très loin de la rentabilité financière, de la protection environnementale et du respect des humains.

 

 

Alors comment procéder pour implémenter un outil numérique efficace ?

Les 6 étapes sont :

1. Identifier ses besoins

 

Avant de choisir un nouvel outil numérique efficace, déterminez avec vos collaborateurs les besoins de votre entreprise :

• Quelle fonctionnalité vous manque aujourd’hui ?
  
• Est-ce que l’outil que vous possédez actuellement peut répondre à cette fonctionnalité ?
• Quels sont les besoins de vos collaborateurs pour traiter rapidement les informations ?
• Quelles sont vos prévisions de croissance ?
• Vos besoins seront-ils identiques dans 2 ans ?

 

Former un groupe de travail composé de salariés et du dirigeant permet de garantir que tous les départements concernés par l’outil numérique prennent la décision ensemble. Ce groupe sera interrogé et intégré au futur changement de l’entreprise et pourra être le pilote de ce projet.

Qu’est-ce que cette nouvelle fonctionnalité apportera réellement à votre entreprise ? 

Quand je dis réellement, je parle d’un gain de productivité, d’une nouvelle donnée nécessaire pour piloter votre entreprise, d’un allègement de traitement des données par vos collaborateurs, etc.

2. Rédiger un cahier des charges

 

Le cahier des charges est un élément intéressant dans la mise en place du projet car qu’il peut être rédigé par le groupe de travail puis validé par le dirigeant.

Il regroupe toutes les informations importantes dont l’entreprise a besoin pour que l’outil numérique lui apporte des bénéfices.

 

Deux avantages à procéder ainsi :

• Un travail multiservices qui permet une cohésion dans l’entreprise,
• Un dossier cadré qui permet de garder la tête froide quand le commercial présente la dernière nouveauté avec des étoiles dans les yeux.

 

Dans ce cahier des charges, n’oubliez pas de prendre en considération la consommation énergétique, la localisation des serveurs, le mode de production, et tout autre facteur qui semble important à vos yeux et aux yeux de vos salariés (ex : temps de mise en place, type d’interlocuteur …).

 

Enfin, déterminez avec votre financier le budget alloué à ce nouvel outil.  Vous pourrez lui indiquer si votre outil remplace un existant et le nom de la personne qui s’occupera de sa résiliation.

 

3. Choisir l’outil numérique efficace et décider

 

Afin de prendre une décision factuelle par rapport aux besoins, établissez un tableau qui décrit la réponse de chaque outil face à vos besoins.

 

Bien sûr, d’autres éléments subjectifs peuvent rentrer en considération.

N’oubliez pas que le commercial qui vend l’outil n’est pas celui qui traitera votre dossier.

 

Discutez avec le groupe de travail des différentes solutions pour effectuer le choix.

Evidemment, la décision finale revient au dirigeant. Cependant, si l’outil numérique choisit fait consensus entre toutes les parties, la validation va être facile.

     

4. Former les salariés à l’utilisation de l’outil numérique

 

Quand le prestataire a terminé d’installer le logiciel, formez tous les salariés concernés par l’outil numérique.

La formation peut être réalisée en interne par un salarié référent ou par la société qui a installé le logiciel.

Si votre entreprise a un effectif de moins de 50 salariés, cette formation peut être prise en charge par votre OPCO (opérateur de compétences).

La formation n’est pas une perte de temps, elle permet à vos salariés d’être opérationnels plus rapidement. C’est également le moment de prendre le temps pour réaliser les liens entre l’outil et la tâche à réaliser afin d’être plus performant.

 

5. Mettre en place des points de contrôle pour fiabiliser l’outil numérique

 

Votre outil réalise certaines tâches répétitives à la place de vos collaborateurs, il est donc important pour la pérennité de l’entreprise que les salariés sachent:

• réaliser ces tâches de la même manière que l’outil numérique en cas de disfonctionnement de la machine,
• établir des raccourcis dans ce travail pour déterminer des points de contrôles pertinents pour fiabiliser l’information fournie.

 

Avez-vous déjà entendu un gestionnaire paie vous répondre quand vous lui posiez une question sur votre fiche de paie : « je ne sais pas c’est le logiciel qui calcule » ?

Lors de formation que je réalisais auprès des gestionnaires paie, ils me demandaient l’intérêt de savoir tous les calculs de paie alors que les logiciels font tout.

 

Je crois qu’il est primordial que l’être humain garde la connaissance qu’il délègue à l’outil numérique, car :

• Une machine n’a jamais été responsable devant un tribunal,
• Nous ne saurons plus analyser l’information avec nuance pour rapport au contexte,
• Si nous laissons certains savoirs aux machines nous ne pourrons plus raisonner avec toute la chaîne d’information,
• Nous perdons une partie de notre histoire.

 

6. Rédiger les procédures

 

Le groupe de travail a un rôle essentiel à ce niveau.  Les membres connaissent leurs besoins, leurs méthodes de travail et l’outil numérique. Ils sont les mieux placés pour rédiger une procédure transverse à l’entreprise et interne à chaque service.

La procédure a souvent mauvaise presse dans les entreprises qui se veulent agiles. Cependant, c’est un document qui a plusieurs avantages qu’on oublie souvent. Il permet :

• de trouver des points d’entente aux différents services pour travailler ensemble,
• d’identifier les services concernés par l’utilisation de l’outil,
• de garder une trace des étapes à réaliser grâce à l’outil pour chaque poste,
• de repérer les raccourcis possibles dans la procédure en cas d’urgence sans remettre en cause la fiabilité du processus.

Il faudra la mettre à jour régulièrement en fonction des mouvements de l’entreprise. Mais chaque mise à jour permettra de se poser des questions d’amélioration, de facilitation d’utilisation, donc de gain de productivité.

 

 

Toutes ces étapes sont importantes pour utiliser des outils informatiques dimensionnés à votre entreprise. Ce temps passé en amont de la mise en place de l’outil numérique sera bénéfique pour votre entreprise et ses parties prenantes sur le long terme au niveau organisationnel, financier, environnemental et auprès de vos salariés.

 

N’oubliez pas, une fois que vous êtes satisfait de votre nouvelle installation, de résilier votre ancien outil. Vous ferez des économies sur tous les plans.

 

 

 

Si vous pensez que votre entreprise a besoin d’être accompagnée pour la mise en place d’un nouvel outil numérique efficace, je peux mettre à votre service mes compétences :

• d’analyse du travail pour identifier les besoins,
• de gestion de projet pour piloter,
• d’organisation la mise en place de procédures,
• de formation pour que vos salariés soient opérationnels rapidement,
• de finance en entreprise pour établir et suivre votre budget.

 

Mon rôle ?

Je serai une facilitatrice pour vous accompagner, avec vos salariés, vers un travail harmonieux, solidaire, efficace et une entreprise plus rentable.

 

A très vite

 

Fabienne OLIVERA